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GW徹底的に書類片付け 整理グッズ過多に注意! [書類術]

今年のゴールデンウィーク5月4日まで外出続きましたが、5月5日からの7日までの3日間は徹底的に書類片付けしました。ブログタイトルにも「仕事力」と入れてますし、書類は整理しているつもりでした。今回、片付けを徹底的にすることで気付きました。

20170507s.jpg

整理してるつもりが書類を溜めまくってた(泣)

どういうことかと言うと、年度別とか各ファイルに閉じてキレイにはなってるのですが、その結果書類の総量は増えている(泣)

本棚2つ分の書類を1つの本棚に減らす勢いで片付けました→量的には2.0から1.5になりました。

ちなみにどんな書類を片付けたかというと


□3年以上前のプロジェクト紙ファイル これは10ファイル以上あり・・・

□A4サイズのプラスチック書類ケース

□ビジネス書 20冊(50冊→30冊へ。もだ減らしたいが難し)

□年ごとに保管していた年賀状ボックス 3年分を保管していたが、スキャンして前1年分保管のみにした

□6年前以上の領収書ファイル(11年前まであったので5年分破棄。保管必要期間は5年間)特に領収書とかは、増えていくままだったろう

シュレッダー大活躍でした

減らす前ぱっと見、整理されてるように見えましたが

見た目太ってなくても書類脂肪減ってませんから(泣)
注意しよう書類の隠れ肥満体型

結論 総量を減らすのが一番の整理。整理アイテムでキレイに並べて満足しない。

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書類術 ファイリングは地味だけど、確実 [書類術]

会議が続いたり、報告作成などで書類が急増するときがあります。すると、その後であの書類はどこにいっただろうと捜索する経験があると思います。
見つかればまだ良いのですが、そのまま行方不明で困る場合も。 
 
対策としてはZファイルやリングファイルなどで書類をまずは場所確定させるのが効果的。
ひとまず書類・メモ・資料を会議毎、報告書用などでファイル分けて確定させます。
予備のZファイルや、リングファイルはいつもデスク周りに準備しておくとスムーズです。

基本、打ち合わせ、会議のときはA4ボードに挟んでいるA4用紙に書き込みしていくのですが、そのA4用紙にはすでにパンチで穴を開けた紙を使用しています。
そうすると、ファイリングするときに、パンチがないから後でとならずに、即ファイリングで紛失を防ぎます。
またA4用紙なので、資料と一緒にスキャンしやすいのもナイス。

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EVERNOTE活用 書類術 [書類術]


書類の整理で格段に効果が出たのが、EVERNOTEであり、それにSCANSNAPを組み合わせると効果倍増である。
書類の整理で何が不便だったかというと、各書類大きさの違い。
A4が多いが請求書など各種サイズがあり、まとめようとしても大変。
A4クリアファイルに挟んで、A4統一で管理もあるがイマイチ。
それが、スキャンしてしまえば、書類の大きさに関わらずに、データとなれば保管、閲覧が容易。
書類の整理は止めないことが重要である。

書類が発生→不要なものを外してスキャン→その後、破棄
スキャンするだけで、EVERNOTEに保存していくので、とても楽。
やはり、ひと手間で全て完結するのが良い。
スキャンしたあと、トリミングや画質調整などしてると、スキャン自体が億劫になるが、SCANSNAPではそれがない。
ひと手間で完結する道具は精神的にもストレス少ないので良い。
 
買うまではスキャンするのに数万円もわざわざ出してと思っていたが、SCANSNAPは買って満足感が高いアイテムである。(S1500愛用)
 

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