So-net無料ブログ作成
検索選択

打ち合わせで、してはいけない3つのこと。 [時間管理術]

先日、ホテル宴会場を利用する打ち合わせを行った。
セミナー、講演会、懇親会と3つの会場を使用するので、その各担当者が一同に関しての打ち合わせだった。

①担当者代表の全体打ち合わせに遅れる。
遅れるので先に進めてくださいと気楽に考える人。
まず一人が20分遅れた。全体の進行のため、20分遅れプラス、遅れて到着した人にその説明をするので、また余計に時間がかかる。さらにその20分で決めたことも、確認するとダメだったりで3度手間となる。
そのロスは20分で済まずに40分、さらに無駄なことをした徒労感と半端ない。
 
原則として、遅れる人が到着してからの開始にするのが最終的に一番良い。その代わり、遅れた人には何らかのペナルティが必要。そうすることで、遅れてはならないという意識づけをしてもらうのである。

②質問がないこと
打ち合わせに行けばいいだろうと、そこにいたら質問が浮かぶだろうと思っている人いますよね。
まず、自分が担当する事業内容の前後の状況の把握ができてないから、会場設営時間、リハーサルの希望時間帯など質問事項がまとめられていない。
実際のステージレイアウトも把握できていないので必要機材の確認も進まない。これは大変だった。
打ち合わせに行けばいいだろうと、当日なんとかなるだろうと思っていると、まずなんとかならない。
もしなんとかなっても、それを行うために投入された当日の労力は事前準備で済む何倍にもなるし、なによりも他にもっとできた筈であった重要なことがなされないのが問題。

③これだけはやるというポイントがない。
打ち合わせは最終的に調整である。A事業とB事業でお互いにどこか妥協しないとけないとき、これだけはやるというものがわからないと、その妥協点が見いだせない。例えば、この機材だけは必要だが、こちらの演出の人員は不要だとか、その逆であったり。それが分かってないと最終的に満足な結果にならないのである。


nice!(0)  コメント(0)  トラックバック(0) 
共通テーマ:仕事

nice! 0

コメント 0

コメントを書く

お名前:
URL:
コメント:
画像認証:
下の画像に表示されている文字を入力してください。

トラックバック 0

この記事のトラックバックURL:

この広告は前回の更新から一定期間経過したブログに表示されています。更新すると自動で解除されます。