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GW徹底的に書類片付け 整理グッズ過多に注意! [書類術]

今年のゴールデンウィーク5月4日まで外出続きましたが、5月5日からの7日までの3日間は徹底的に書類片付けしました。ブログタイトルにも「仕事力」と入れてますし、書類は整理しているつもりでした。今回、片付けを徹底的にすることで気付きました。

20170507s.jpg

整理してるつもりが書類を溜めまくってた(泣)

どういうことかと言うと、年度別とか各ファイルに閉じてキレイにはなってるのですが、その結果書類の総量は増えている(泣)

本棚2つ分の書類を1つの本棚に減らす勢いで片付けました→量的には2.0から1.5になりました。

ちなみにどんな書類を片付けたかというと


□3年以上前のプロジェクト紙ファイル これは10ファイル以上あり・・・

□A4サイズのプラスチック書類ケース

ビジネス書 20冊(50冊→30冊へ。もだ減らしたいが難し)

□年ごとに保管していた年賀状ボックス 3年分を保管していたが、スキャンして前1年分保管のみにした

□6年前以上の領収書ファイル(11年前まであったので5年分破棄。保管必要期間は5年間)特に領収書とかは、増えていくままだったろう

シュレッダー大活躍でした

減らす前ぱっと見、整理されてるように見えましたが

見た目太ってなくても書類脂肪減ってませんから(泣)
注意しよう書類の隠れ肥満体型

結論 総量を減らすのが一番の整理。整理アイテムでキレイに並べて満足しない。

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シグマAPOそれは倒産していた オフィスチェアーのキャスター交換 [机術]

一番接する時間が多い事務用品は?

それはイスではないでしょうか

かれこれ10年間利用しているオフィス チェアー、ガスシリンダー部品が故障で座面高さ調整ができないので買い替えを検討

ガスシリンダー部だけ交換できれば、そのまま使いたい愛用のイスでしたが交換部品もないため買い換えを検討

新品で2~3万円なら中古でグレードのいいやつ、高級オフィスチェアーがいいのではと思い立つ

やはりアーロンチェアとかいくべきではと思いつつ先立つものがなし(泣)

はい、中古事務用品店に行ってきました

そした見つけたお値段手頃の良い感じのイス

購入したオフィスチェアーは『シグマAOP CSF7BK』
お値段1万円オーバーでコスパよし♪

分類は高級オフィスチェアーになってた(^_^)

使いだして一時間後、あれなんか動くとガタガタすると下をみるとキャスターがポロポロ欠けてる!!

買うときからキャスターは傷んでるなーと思ってたら、経年劣化で剥がれていく(泣)

会社は2011年倒産、えっ。まあ消耗品だしと気を取り直して合いそうな交換キャスターを注文

最初についてたのが50㎜キャスターだけど、WEBみてると大型キャスターつけてる人もいるようなので『SANWASUPPLY 大型ウレタンキャスター』SNC-CAST3 発注♪
キャスターも簡単にマイナスドライバーで引っ掛けてとれたので5分で交換完了


サンワサプライ アウトレット SNC-CAST3 大型 ウレタンチェアキャスター 箱にキズ、汚れのあるアウトレット品です。

 

 

キャスターが大型になった分最高座高も上がりますが、
イスの移動がスムーズになりOKです 


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Dropbox Paper いやいや、そんなに使いやすいとかあるわけ。あったぁああ [Dropbox]

Dropbox Paper

まずは結論から、ここ数年いろいろ試した答えがここにあった

超、使いやすいペーパー 

英語版や、ベータ版開始のニュースは見てたけど、正直期待してはなかった。

今はテキストメモでの紙COPIを使用しているけど、写真PDFつけたりとかは出来ないので他にないかなーとは思ってた。EVERNOTEは使ってるけど、PCアプリは重いし、スマホやタブレットアプリではイマイチ

軽く、見やすいテキストで見出しも作りたい

うーんこれは新型ポメラにするかと思いつつ

でも「先生、クラウドで使いたいですっ」

そんなこんなで、どうせこれもねと思いつつPaperの使い方でおもむろにポチポチと作成すると

えっ、これは。よいよ

正直EVERNOTEは機能テンコ盛りで使い切れない俺にとっては、この軽い編集がいい

そこそこの編集で

そこそこの見出し作成(それも超簡単に)

そこそこの出来上がり(迅速作成が一番)オッケイ

一番欲しかったのは、すぐ作れて、資料間をどんどん行き来できる使い方

リンク機能大好きだー 、ありがとうペーパー

追記 2017年3月10日

EVERNOTEとの使い分け ストック型のノートはEVERNOTEにノートブックがよい。スマホのEVERNOTE関連メモアプリはタイムスタンプ挿入できるので楽ちん 

プロジェクト型はPaper使いやすい といっても、布団購入作戦とかの家庭的用途で超便利だ
パパっと作って嫁にプレゼンとか(^^) 


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やはり習慣化が突破する鍵 私に売れないモノはない!ジョー・ジラード 名言「自らの欲求を知ることが自分を動かす原動力になる」 [習慣化]

世界No.1セールスマン ジョー・ジラード

1970年代 シボレーディラーのセールスマンなのだが1年間に売る台数が半端ない。

1年間で1,000台を越す販売力。15年間で13,000台。

なんだこの数字は1人でここまで売れるのか! 

日々積み上げていった実績によるもの 。文章としては詰め込まれて読みにくい印象だが、ジョー・ジラードの生い立ち、挫折、セールスマンとしての欲求(衝動)を感じると、グイグイ読める。

■ジラード250の法則

(自分は普通の暮らしだから知り合いなどそうそういないと言っても、葬式結婚式では平均250人位集まる。その250人にまず自分の仕事、売ってるものを教えてますか、伝えていますか?さらに250人にはそれぞれが影響を及ぼす250人へと繋がっていく)

顧客リストがない?ならば、作ればよい。よし、まずはこの電話帳から破いた2枚。これが最初のリストだ。

踏み出す。より良いやり方に修正する。繰り返す。 日々種を播き、時期を待っての収穫。

これも自分から動かなければ収穫はできない。

どんなに話術が、そのダイレクトメールに技術があるのか、いやそんなに卓越したものではない。特に初期は彼も業界初心者なのだから。違いは日々の行動だけである。

見込み客に毎月メッセージカードを送っていく。 ほんわかデザイン I like you などの

メローリース・シボレー ジョー・ジラード と書いてるだけ。あら、またジョー・ジラードから来ているわよと。

そして年に一回、協力者セット送付 自分の名刺ひと束と、紹介者には250ドル(当時1ドル300円、7500円換算。今なら5,000円位の感覚になるのかな)

そして、車の買い替えを考えそうな時期に連絡。そうだね、見に行くよと来店につなげる。

そう、そっとその家庭にジラードの名前がとけこんでいる。 

お客がこないというが、ぼーっと待っている間に、カード10枚書いて送ればよい。年250日、2500人の見込み客ができる。何もしなければ、ゼロである。

■最初に売ったお客

このエピソードが強烈である。建築業で借金抱え込み、家族から食料買うお金がない。どうすればいいの?と言われる。販売員としての初日、営業終わる前にふらっと入ってきた一人の客。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 

私には彼の頭が袋一杯の食料品に見えた。彼が買ってくれれば、家族は食べられるのだ。欲求、私の欲求。それしか、頭になかった。そしてしの欲求に駆られてとった私の言動は、彼に車を買わせるに十分だった。それが、すべてだと言うつもりはない。当時も今もそれは変わらない。しかし、それがほとんどだ。

強く望むこと、そして自分の望みが何であるかを知ること、それがセールスマンとして成功するためのほとんど全てだ。嘘ではない。欲求がなければ優秀なセールスマンにはなれない。何かをほしいと強く思うこと。その欲求が強ければ強いほど、売るための努力を惜しまなくなる。

自らの「欲求」を知ることが自分を動かす原動力になる。  ジョー・ジラード名言

 絶対に手に入れる。自分の欲望を知ること   

第10章 顧客をつかむには顧客をつかう

これはスゴイ 1970年代なのでダイレクトメールと協力者キットの活用での日々の積み上げ方式での突破力がスゴイ 

第14章 商品の「におい」を売れ 

そうセールスマンに商品を売りつけらるのでなく、顧客はその商品が欲しい。

ならば、その気持をしっかり肯定してくれるセールスマンから買うのは両者とも満足する 

 

現在は新書判で読めますね。

数年ぶりに読み直したが、 仕事は仕事、キッチリ向き合うというジョー・ジラードの姿勢。叱咤激励されますね。


私に売れないモノはない! (Forest 2545 Shinsyo)

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カレンダー選び 月曜始まり少なすぎでは?? [手帳術]

12月です。来年のカレンダーの準備はお済みですか?

私は能率カレンダーをこの10年は使用しています。

カレンダーを選ぶ際の譲れないポイントは「月曜始まり」「シンプル

ええ、これだけなんですが、 月曜始まりにするとカレンダーの少ないこと、少ないこと。

手帳は月曜始まりそこそこあるのですが、カレンダーになると途端に月曜始まりの少ないこと 

そんなわけで、ここ数年使用してるのがこれっ

 2016-12-05 15.43.21-s.jpg

能率カレンダー

月曜始まりで、シンプルで書き込みしやすい。

さらに、3ヶ月カレンダーで活用しています。

このカレンダー切り取りタイプなので、2ヶ月先までカレンダーを切り離してフックで上下にもぶら下げて使用しています。 

最初は2個購入して、上下で配置して2ヶ月カレンダーとやってたのですが、切り離すなら1個ですむよね♪とようやく気づき、前年の分にのりで貼り付けて3ヶ月カレンダーとして使用してます。 

これの前はC114という、A3の大型サイズ月曜始まりがあって愛用していたのですが廃番となり、現在のC116になりました。復活を望むA3サイズ。各スペースが広いので使いやすかった。 

結果的に3ヶ月式で利用するなら、このサイズがちょうど良い大きさですね。A3サイズが3枚並ぶと部屋でカレンダーが目立ちすぎるので(笑) 

 


能率 NOLTY 2017年 カレンダー 壁掛け17 C116

 


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Windows10から7に戻しました 使い込む道具は安定感 ~7再び~ [時間管理術]

Windows10にアップグレードして利用していましたが、5分位でロック画面になるのが変更できないのや、プリンターのネットワーク利用が不定期にできなくなる症状、トドメは今月のWindowsの更新でフリーズ多発してきたので、10のクリーンインストールするよりはとWindows7に戻しました。
いやーフリーズ多発とかここ数年なかったから新鮮だった。
半年前に7クリーンインストールして周辺機器やアプリ等もろもろのセットアップした状態でシステムイメージ保存していたので久々のシステムディスクで修復。数時間で元気な状態に復活。

なんというか、使う機能が安定して使えるというのは気持ちいい。
使いこむ道具としては、やはり安定感が大事だな

10に不満はあまりないけど、10でこれは嬉しい、これでなきゃというのはない。
新しいサービスやアプリ体験はスマホに移ってるので、パソコンにはやはり安定感を求めてしまう。

それでいくと、キングジムのポメラDM200文章入力に絞ってるもんね
好きだ 書きたいに集中できる

パソコンはマルチタスクでも、人は一点集中でやるほうが短時間ですむからポメラありです

キングジム デジタルメモ「ポメラ」DM200(ブラック) DM200
 

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LINE iphone電話番号だけ変更は(泣) [iphone]

2016年格安SIMの「OCNモバイルONE」に変更したので、LINEアプリで電話番号だけ変更したかったのですがそれはできず。

アカウントメールアドレスでの管理なので、電話番号の変更だけならアプリはインストールしなおすことなくできるのではと期待したが惨敗。

 まあ、一度LINEアプリをアンイストールして、再度インストールするときに新しい電話番号登録になるのでそうしようかと。

以前、androidの機種変更のときトーク履歴は全部バックアップできたので楽勝と思っていたら、iphoneトーク履歴は各トーク毎にテキストデータでの保存。

まあ復元できれば、それでも良いよと思っていたら、できない(泣) 仕様(泣)

バックアップでなく、文章での保存・・・ 

 iphoneからiphoneで機種変更の場合はitunesでiphoneまるごと復元で、LINEのトーク復元もできるけど、電話番号はそのままだよな。うーん。

ちなみにドコモユーザーでしたが、一ヶ月のデータ通信量が1GBで推移しているのと外出先でのテザリング使わなくなったため、ドコモからOCNモバイルONEに変えてみました。 ブログでの通信料の節約記事も多いですが、嫁への説明は書籍が楽でした。


通信料金を徹底的に安くする!2015年最新版 (洋泉社MOOK)

 


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打ち合わせで、してはいけない3つのこと。 [時間管理術]

先日、ホテル宴会場を利用する打ち合わせを行った。
セミナー、講演会、懇親会と3つの会場を使用するので、その各担当者が一同に関しての打ち合わせだった。

①担当者代表の全体打ち合わせに遅れる。
遅れるので先に進めてくださいと気楽に考える人。
まず一人が20分遅れた。全体の進行のため、20分遅れプラス、遅れて到着した人にその説明をするので、また余計に時間がかかる。さらにその20分で決めたことも、確認するとダメだったりで3度手間となる。
そのロスは20分で済まずに40分、さらに無駄なことをした徒労感と半端ない。
 
原則として、遅れる人が到着してからの開始にするのが最終的に一番良い。その代わり、遅れた人には何らかのペナルティが必要。そうすることで、遅れてはならないという意識づけをしてもらうのである。

②質問がないこと
打ち合わせに行けばいいだろうと、そこにいたら質問が浮かぶだろうと思っている人いますよね。
まず、自分が担当する事業内容の前後の状況の把握ができてないから、会場設営時間、リハーサルの希望時間帯など質問事項がまとめられていない。
実際のステージレイアウトも把握できていないので必要機材の確認も進まない。これは大変だった。
打ち合わせに行けばいいだろうと、当日なんとかなるだろうと思っていると、まずなんとかならない。
もしなんとかなっても、それを行うために投入された当日の労力は事前準備で済む何倍にもなるし、なによりも他にもっとできた筈であった重要なことがなされないのが問題。

③これだけはやるというポイントがない。
打ち合わせは最終的に調整である。A事業とB事業でお互いにどこか妥協しないとけないとき、これだけはやるというものがわからないと、その妥協点が見いだせない。例えば、この機材だけは必要だが、こちらの演出の人員は不要だとか、その逆であったり。それが分かってないと最終的に満足な結果にならないのである。


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書類術 ファイリングは地味だけど、確実 [書類術]

会議が続いたり、報告作成などで書類が急増するときがあります。すると、その後であの書類はどこにいっただろうと捜索する経験があると思います。
見つかればまだ良いのですが、そのまま行方不明で困る場合も。 
 
対策としてはZファイルリングファイルなどで書類をまずは場所確定させるのが効果的。
ひとまず書類・メモ・資料を会議毎、報告書用などでファイル分けて確定させます。
予備のZファイルや、リングファイルはいつもデスク周りに準備しておくとスムーズです。

基本、打ち合わせ、会議のときはA4ボードに挟んでいるA4用紙に書き込みしていくのですが、そのA4用紙にはすでにパンチで穴を開けた紙を使用しています。
そうすると、ファイリングするときに、パンチがないから後でとならずに、即ファイリングで紛失を防ぎます。
またA4用紙なので、資料と一緒にスキャンしやすいのもナイス。

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バッグの中の整理に便利な無印良品のインナーバッグ。正式名称、実は [整理術]

以前、バッグの中の整理するのに、無印良品のインナーバッグの記事を書いたところすごく反応が多かったです。

s-muji_400.jpg

ふと思い出し、普通に「無印良品」「インナーバッグ」で検索しても出てこない???
バッグのカテゴリーで探すが見当たらない???
よくよく探すと、オンラインショップのなかでは「文房具アルバム」→「ファイルボック」のなかにあるのでした。
品名『タテでもヨコでも使える 取り外しポケット付整理パネル A4・黒』
そうだねー、これは検索で出てこないはずだと反省。

その後の状況としては、きっちり使い込んでいます。
4つのポーチマジックテープで取り外しできるので、全部必要でないときはスマホの充電関係をいれたポーチだけ外して利用したりと活用しています。

そして、まもなく始まる『無印良品週間』案内しておきます。
前回、購入時はこの期間のすぐ前に購入したので精神的にショックだったけど、今回は期間を確認済みです♪

mujiryohinsyukan_121116.png
 
無印良品のものづくりの取り組みをもっと知ってもらうための特別期間。
期間:2012年11月16日(金)~11月26日(月)
※ネットストアは2012年11月16日(金)午前10時~11月27日(火)午前10時


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